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Politique de confidentialité

Date de dernière mise à jour : 04/08/2021

1- Informations générales

Le conseil national de l’Ordre des sages-femmes (ci-après le CNOSF) est responsable des traitements des données personnelles mis en œuvre dans le cadre de ses activités externes. La présente Politique de confidentialité a pour but de vous informer en tant que personne concernée (ci-après la « Personne concernée ») des traitements des données personnelles mis en œuvre par l’Ordre (ci-après la « Politique de confidentialité »).

Elle a vocation à s’appliquer à l’ensemble des traitements suivants.

FINALITÉ DU TRAITEMENT BASE LÉGALE DU TRAITEMENT
La gestion du recouvrement des cotisations à payer Article L4122-2 du code de la santé publique.
La gestion de la Caisse de solidarité du Conseil national Article L4122-2 du code de la santé publique.
La gestion du tableau Article L.4112-1 du code de la santé publique.
La gestion de la newsletter Consentement des personnes concernées.
La gestion des journalistes Intérêt légitime de constituer une base de contacts pour leur envoyer les communiqués de presse.
La gestion des sages-femmes souhaitant participer aux sollicitations des journalistes Consentement des personnes concernées.
La gestion de la revue Contact Consentement des personnes concernées.
La gestion des demandes relatives à l’exercice Article L.4112-7 du code de la santé publique.
La gestion des contentieux et procédures administratives Articles L4122-1 et L4122-3 du code de la santé publique.
La gestion des avis sur les laboratoires pharmaceutiques qui invitent les sages-femmes à des congrès (loi anti-cadeaux) Articles L1453-3 et suivants du code de la santé publique.
La gestion des consultations juridiques Article L.4121-2 du code de la santé publique.
La gestion du contentieux Article L4122-1 du code de la santé publique.
La gestion des élections Articles L4152-1 et suivants du code de la santé publique.
L’organisation interne des juridictions Article L. 4122-3 du code de la santé publique et de la section des assurances sociales et articles L. 145-1 et suivants du code de la sécurité sociale.
La gestion des relations institutionnelles et des affaires européennes Intérêt légitime d’entretenir des relations avec les différentes institutions en lien avec l’activité professionnelle des sages-femmes.
La gestion de l’accueil Intérêt légitime de l’Ordre d’assurer un suivi de ses échanges avec différentes catégories de personnes concernées.

Les traitements mis en œuvre par le CNOSF sont réalisés en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD ») ainsi qu’à la loi Informatique et Libertés modifiée (ci-après « la Réglementation applicable en matière de données personnelles »).

2- Données recueillies

Dans le cadre des traitements mis en œuvre par le CNOSF, les données suivantes sont traitées.

FINALITÉ DU TRAITEMENT CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES
La gestion du recouvrement des cotisations à payer – Données d’identification
– Données relatives à la vie professionnelle
– Informations d’ordre économique et financier
– Appréciation sur les difficultés sociales des personnes
La gestion de la Caisse de solidarité du Conseil national – Données d’identification
– Données relatives à la vie professionnelle
– Informations d’ordre économique et financier
– Données relatives à la santé en fonction de l’objet de la demande
– Appréciation sur les difficultés sociales des personnes.
La gestion du tableau – Données d’identification
– Données relatives à la vie professionnelle
– Informations relatives au paiement des cotisations, identifiants
– Données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté
La gestion de la newsletter Données d’identification
La gestion des journalistes Données d’identification
La gestion des sages-femmes souhaitant participer aux sollicitations des journalistes – Données d’identification
– Données relatives à la vie professionnelle
– Données relative à l’appartenance syndicale (ponctuellement)
La gestion de la revue Contact Données d’identification et fonction professionnelle
La gestion des demandes relatives à l’exercice – Données d’identification
– Données relatives à la vie personnelle (situation familiale)
– Données relatives à la vie professionnelle (diplômes complémentaires, expérience, lieux d’exercice).
La gestion des contentieux et procédures administratives – Données d’identification
– Données relatives à la vie professionnelle (lieux d’exercice)
– Informations d’ordre économique et financier
– Données relatives à la santé
– Appréciation sur les difficultés sociales des personnes
La gestion des avis sur les laboratoires pharmaceutiques qui invitent les sages-femmes à des congrès (loi anti-cadeaux) – Données d’identification
– Données relatives à la vie professionnelle
– Informations d’ordre économique et financier
La gestion des consultations juridiques Données d’identification
La gestion du contentieux – Données d’identification
– Données relatives à la vie personnelle (situation familiale)
– Informations d’ordre économique et financier
– Données médicales du patient concerné par l’une des affaires en cours
– Appréciation sur les difficultés sociales des personnes.
La gestion des élections – Données d’identification
– Données relatives à la vie personnelle (situation familiale)
– Données relatives à la vie professionnelle
L’organisation interne des juridictions – Données d’identification
– Données relatives à la vie personnelle (situation familiale)
– Données relatives à la vie professionnelle
– Informations d’ordre économique et financier
– Données relatives à la santé (attestations, dossiers médicaux, feuilles de soins, rapports d’autopsie dans les cas de décès de bébé ou de perte de fœtus)
– Données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté selon les mémoires communiqués.
La gestion des relations institutionnelles et des affaires européennes – Données d’identification
– Données relatives à la vie personnelle (situation familiale)
– Données relatives à la vie professionnelle
– Données relatives aux opinions politiques

– Données relatives aux convictions religieuses ou philosophiques des personnalités politiques (ministres, conseillers ministériels, députés, sénateurs, collaborateurs parlementaires, élus de collectivités territoriales et représentants d’institutions de santé)

– Données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté des sages-femmes diplômées d’un Etat membre de l’Union européenne et de l’Espace économique européen

La gestion de l’accueil – Données d’identification
– Données relatives à la vie personnelle (situation familiale)
– Données relatives à la vie professionnelle dans le cadre des candidatures

D’autre part, vos données personnelles sont collectées via des cookies utilisés lors de votre navigation sur le Site, dont la politique de gestion est accessible sur le Site sous la mention « Cookies »

3- Comment sont utilisées vos données personnelles

Les informations recueillies sont réservées à l’usage exclusif du CNOSF.

Le CNOSF transmet également les données traitées à des sous-traitants qui agissent sur ses instructions et pour son compte uniquement.

FINALITÉ DU TRAITEMENT CATÉGORIES DE DESTINATAIRES DES DONNÉES
La gestion du recouvrement des cotisations à payer Les données sont accessibles au service contentieux du CNOSF et aux Conseils départementaux ainsi qu’un prestataire en charge du recouvrement des cotisations agissant en qualité de sous-traitant.
La gestion de la Caisse de solidarité du Conseil national Les données sont accessibles aux élus du CNOSF.
La gestion du tableau Les données sont accessibles au service informatique du CNOSF ainsi qu’à des sous-traitants agissant pour son compte et sur ses instructions, qui sont en charge de la sécurité de son système d’information ainsi que pour l’envoi des SMS aux professionnels.

Elles sont également transmises à des tiers, en particulier à l’Agence du numérique en santé, aux agences régionales de santé, aux établissements de santé, aux conseils départementaux et interrégionaux et la CNAM.

Dans ce contexte, certaines données personnelles des sages-femmes sont transférées à des autorités situées en dehors de l’Union européenne aux fins de reconnaissance du diplôme pour exercer à l’étranger. Cette communication ponctuelle à des tiers autorisés est nécessaire pour des motifs d’intérêt public.

La gestion de la newsletter Les données sont transmises à un sous-traitant agissant pour le compte et sur les instructions du CNOSF en charge de la gestion de la newsletter.

Dans ce contexte, les données traitées par ledit sous-traitant sont transférées hors de l’Union européenne, en particulier aux Etats-Unis.

La gestion des journalistes Les données sont transmises à un sous-traitant agissant pour le compte et sur les instructions du CNOSF qui met à sa disposition ses bases de données.
La gestion des demandes relatives à l’exercice Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF ainsi qu’aux autres institutions de santé, notamment l’Agence du numérique en santé, les agences régionales de santé ou encore le ministère de la santé.
La gestion des contentieux et procédures administratives Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF ainsi qu’aux autorités administratives ou judiciaires.
La gestion des avis sur les laboratoires pharmaceutiques qui invitent les sages-femmes à des congrès (loi anti-cadeaux) Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF ainsi qu’aux laboratoires.
La gestion des consultations juridiques Les données sont accessibles au personnel du CNOSF ainsi qu’aux conseils départementaux, aux conseils interrégionaux et aux autorités administratives.
La gestion du contentieux Les données sont accessibles aux élus du CNOSF et à son service juridique. Elles sont également transmises à des tiers, en particulier aux élus du CDOSF concerné, aux avocats, aux juridictions administratives ainsi qu’aux conseillers d’état du CNOSF.
La gestion des élections Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF. Elles sont également transmises à des tiers, en particulier aux conseils départementaux, aux conseils interrégionaux, aux agences régionales de santé ainsi qu’au ministère de la santé qui est destinataire du procès-verbal de l’élection.
L’organisation interne des juridictions Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF et aux magistrats composant la juridiction.

Elles sont également transmises à des tiers, en particulier aux conseils départementaux, aux autorités judiciaires et aux juridictions compétentes, aux avocats des parties, aux agences régionales de santé ainsi qu’au ministère de la santé pour les décisions rendues par la chambre disciplinaire et au ministère du travail, ministère de l’agriculture et au ministère de la famille pour les décisions rendues par la section des assurances sociales et à la Caisse primaire d’assurance maladie.

La gestion des relations institutionnelles et des affaires européennes Les données sont accessibles aux personnes habilitées internes du CNOSF. Elles sont également transmises à des tiers, en particulier aux élus des conseils départementaux et interrégionaux, aux administrations politiques et à la Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique et Politique.
La gestion de l’accueil Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF. Elles sont également transmises à des tiers, en particulier aux organismes officiels et aux conseils départementaux.

En tant que responsable de traitement, le CNOSF s’engage, lorsqu’il transfère des données personnelles hors de l’Union européenne, à mettre en place des garanties appropriées, conformément à la Réglementation applicable en matière de données personnelles, et en particulier à mettre en place les Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne en vigueur.

4- Respect de la sécurité et confidentialité de vos données

Conformément à la Réglementation applicable en matière de données personnelles, le CNOSF met en œuvre toutes les mesures techniques, physiques, et organisationnelles appropriées au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements, pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, notamment empêcher que celles-ci ne soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Le CNOSF s’engage à effectuer dans les meilleurs délais toutes les notifications nécessaires en cas de violation de vos données personnelles après en avoir pris connaissance conformément à l’article 33 du RGPD.

5- Respect des droits

Conformément à la Réglementation applicable en matière de données personnelles, les personnes concernées bénéficient d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de portabilité, d’effacement de celles-ci ou une limitation du traitement aux données personnelles le concernant en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@ordre-sages-femmes.fr et par courrier postal à l’adresse suivante : Ordre national des sages-femmes, 168 rue de Grenelle 75007 Paris.

Elles peuvent également, si elles l’estiment nécessaire, introduire une réclamation auprès de la Commission nationale Informatique et Libertés.

6- Durée de conservation

Les données sont conservées pendant les durées suivantes.

FINALITÉ DU TRAITEMENT DURÉES DE CONSERVATION
La gestion du recouvrement des cotisations à payer Les données sont détruites dans l’année qui suit la clôture du contentieux.
La gestion de la Caisse de solidarité du Conseil national Les données sont conservées en base active jusqu’au moment où le versement a été effectué auprès des personnes concernées. A compter du versement, les données sont conservées en archivage intermédiaire pendant une durée de 5 ans.
La gestion du tableau Dans le cadre de l’enregistrement des étudiants, les données sont conservées jusqu’au moment de leur inscription au tableau.
Les données des sages-femmes qui sont en exercice sont conservées jusqu’au moment de leur décès, à l’exception des pièces justificatives (contrats d’exercice professionnel, statuts de sociétés, diplômes complémentaires, déclarations de libres prestations de services, etc.) transmises au service juridique du CNOSF qui sont conservées pendant toute la période d’inscription de la sage-femme concernée au tableau de l’Ordre.
Les données des sages-femmes qui font partie de la réserve sanitaire et qui ne sont plus en exercice sont conservées pendant une durée de 5 ans à compter de leur désinscription du tableau conformément à l’article D3132-1 du code de la santé publique.
La gestion de la newsletter Les données des sages-femmes sont conservées le temps de leur inscription au tableau de l’Ordre.
Les données des autres personnes inscrites à la newsletter sont conservées pendant 3 ans à compter du dernier contact émanant de la personne concernée.
La gestion des journalistes Les données des journalistes sont supprimées à compter du retrait du statut de journaliste de la personne concernée.
La gestion des sages-femmes souhaitant participer aux sollicitations des journalistes Les données des sages-femmes présentant une expertise sur un ou plusieurs sujets particuliers sont conservées en base active pendant 6 ans à compter de leur radiation du tableau de l’Ordre.
Elles sont ensuite conservées en archivage intermédiaire jusqu’au centième anniversaire de la sage-femme concernée, si ce délai est compatible avec la condition d’une durée minimale de trente ans à compter de la date de fin de capacité d’exercice.
La gestion de la revue Contact Les données des sages-femmes sont conservées le temps de leur inscription au tableau de l’Ordre.

Les données des élus des conseils départementaux et interrégionaux de l’Ordre, ainsi que des parlementaires et institutionnels sont conservées pendant la durée respective de leur mandat.

Les données des écoles de sages-femmes sont conservées pendant 3 ans.

La gestion des demandes relatives à l’exercice Les données liées à l’exercice professionnel des sages-femmes sont conservées pendant toute la durée de leur inscription au tableau.
La gestion des contentieux et procédures administratives Les données sont conservées tant que la sage-femme est en exercice afin de pouvoir vérifier, si nécessaire, l’antériorité de condamnations en cas de nouvelle procédure.
La gestion des avis sur les laboratoires pharmaceutiques qui invitent les sages-femmes à des congrès (loi anti-cadeaux) Les données sont conservées pendant une durée de 5 ans.

Dans l’hypothèse où un recours contentieux en lien avec l’avis rendu par le Conseil national naît dans ce délai, les données collectées sont conservées jusqu’à l’épuisement des voies de recours.

La gestion des consultations juridiques Les données sont conservées pendant une durée de 5 ans à compter de la réponse apportée par le service juridique de l’Ordre.
La gestion du contentieux Les données sont conservées jusqu’à épuisement des voies des recours et exécution de la décision.
La gestion des élections Les données des élus sont conservées jusqu’à l’expiration de leur mandat, soit au terme d’une durée de 6 ans.

Les données des candidats sont conservées jusqu’à l’expiration des délais de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à ce que la décision juridictionnelle définitive et exécutée.

L’organisation interne des juridictions Les minutes des décisions de la chambre nationale disciplinaire sont conservées sur support papier de façon illimitée.
Les données personnelles des sages-femmes qui sont nécessaires à l’instruction, au suivi des dossiers et qui font l’objet de décisions rendues par la chambre disciplinaire nationale sont conservées jusqu’au moment où elles cessent d’exercer leur activité professionnelle.
La gestion des relations institutionnelles et des affaires européennes Les données informatiques des sages-femmes élues sont conservées pendant la durée de leur mandat, soit pendant 6 ans.

Les données informatiques des sages-femmes diplômées UE/EEE sont conservées pendant toute la durée de leur inscription au tableau. Une fois la vérification effectuée, les pièces justificatives sont archivées en archives intermédiaires.

Les données informatiques des personnalités politiques sont mises à jour tous les ans.

De manière générale, les données papier sont conservées pendant une semaine.

La gestion de l’accueil Les mails reçus par le service de l’accueil du CNOSF sont conservées pendant une durée de 3 ans, à l’issue de laquelle les mails sont supprimés.

7- Mise à jour de la politique de confidentialité

Le CNOSF est susceptible de modifier la présente Politique de confidentialité notamment afin de prendre en compte l’évolution de la Règlementation applicable en matière de données personnelles ainsi que de toute autre règlementation. Le CNOSF informera les personnes concernées au moins 30 jours avant de modifier la présente Politique de confidentialité.

Elles bénéficient de ce délai pour formuler, le cas échéant, des observations sur la nouvelle politique de confidentialité. En l’absence de contestation de leur part durant ce délai, la politique de confidentialité sera réputée acceptée.