Politique de confidentialité

Date de dernière mise à jour : 15/07/2024

1- Informations générales

Le conseil national de l’Ordre des sages-femmes (ci-après le CNOSF) est responsable des traitements des données personnelles mis en œuvre dans le cadre de ses activités externes. La présente Politique de confidentialité a pour but de vous informer en tant que personne concernée (ci-après la « Personne concernée ») des traitements des données personnelles mis en œuvre par l’Ordre (ci-après la « Politique de confidentialité »).

Elle a vocation à s’appliquer à l’ensemble des traitements suivants.

FINALITÉ DU TRAITEMENT	CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES
La gestion des demandes relatives à l’exercice	Article L.4112-7 du code de la santé publique.
La gestion des contentieux et procédures administratives	Articles L4122-1 et L4122-3 du code de la santé publique.
La gestion des déclarations et autorisations liées au dispositif de la loi anti-cadeaux	Articles L1453-8 et suivants du code de la santé publique.
La gestion des consultations juridiques	Article L.4121-2 du code de la santé publique.
La gestion du contentieux	Article L4122-1 du code de la santé publique.
La gestion de l’onglet « procédures » dans le tableau	Intérêt légitime de l’Ordre de recenser dans le tableau les procédures (disciplinaires, administratives, judiciaires) dont les sages-femmes font l’objet.
La gestion du tableau	Article L.4112-1 du code de la santé publique.
La gestion de la pré-inscription des étudiants	Intérêt légitime de l’Ordre de faciliter la pré-inscription des étudiants.
L’organisation interne des juridictions	Article L. 4122-3 du code de la santé publique et de la section des assurances sociales et articles L. 145-1 et suivants du code de la sécurité sociale.
La gestion des relations institutionnelles et des affaires européennes	Intérêt légitime d’entretenir des relations avec les différentes institutions en lien avec l’activité professionnelle des sages-femmes.
La gestion de la newsletter et des communications ordinales	Consentement des personnes concernées.
La gestion des contacts	Intérêt légitime de constituer une base de contacts pour leur envoyer les communiqués de presse.
La gestion de la revue Contact	Consentement des personnes concernées.
La gestion de l’accueil	Intérêt légitime de l’Ordre d’assurer un suivi de ses échanges avec différentes catégories de personnes concernées.
La gestion des élections	Articles L4152-1 et suivants du code de la santé publique.
La gestion de l’entraide ordinale	Article L4121-2 du code de la santé publique.
La gestion du recouvrement de la cotisation ordinale	Intérêt légitime de l’Ordre de suivre les cotisations, relances, mise en demeure et d’analyser les demandes d’exonération.
La gestion du contentieux de la cotisation	Intérêt légitime de l’Ordre de suivre la gestion du recouvrement des cotisations à payer.
La gestion des signalements dans le cadre de la procédure « Lanceur d’alerte »	Loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016, Loi n°2022-401 du 21 mars 2022, Décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022.
La gestion des demandes d’inscription des sages-femmes diplômées UE	Article R4112-1 du code de la santé publique.

Les traitements mis en œuvre par le CNOSF sont réalisés en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD ») ainsi qu’à la loi Informatique et Libertés modifiée (ci-après « la Réglementation applicable en matière de données personnelles »).

2- Données recueillies

Dans le cadre des traitements mis en œuvre par le CNOSF, les données suivantes sont traitées.

FINALITÉ DU TRAITEMENT	CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES
La gestion des demandes relatives à l’exercice	– Données d’identification – Données relatives à la vie personnelle (situation familiale) – Données relatives à la vie professionnelle (diplômes complémentaires, expérience, lieux d’exercice) – Informations d’ordre économique et financier
La gestion des contentieux et procédures administratives	– Données d’identification – Données relatives à la vie professionnelle (lieux d’exercice) – Informations d’ordre économique et financier – Données relatives à l’appartenance syndicale – Données relatives aux condamnations pénales – Données relatives à la santé – Appréciation sur les difficultés sociales des personnes
La gestion des déclarations et autorisations liées au dispositif de la loi anti-cadeaux	– Données d’identification – Données relatives à la vie professionnelle – Informations d’ordre économique et financier
La gestion des consultations juridiques	– Données d’identification – Données relatives à la vie personnelle – Données relatives à la vie professionnelle – Informations d’ordre économique et financier
La gestion du contentieux	– Données d’identification – Données relatives à la vie personnelle (situation familiale) – Données relatives à la vie professionnelle – Informations d’ordre économique et financier – Données médicales du patient concerné par l’une des affaires en cours – Données relatives aux condamnations pénales – Appréciation sur les difficultés sociales des personnes
La gestion de l’onglet « procédures » dans le tableau	– Données d’identification – Données relatives à la santé – Données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté – Appréciation sur les difficultés sociales des personnes
La gestion du tableau	– Données d’identification – Données relatives à la vie professionnelle – Informations relatives au paiement des cotisations, identifiants – Données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté
La gestion de la pré-inscription des étudiants	– Données d’identification – Données relatives à la vie professionnelle – Données de connexion (portail web des écoles)
L’organisation interne des juridictions	– Données d’identification – Données relatives à la vie personnelle (situation familiale) – Données relatives à la vie professionnelle – Informations d’ordre économique et financier – Données relatives à la santé (attestations, dossiers médicaux, feuilles de soins, rapports d’autopsie dans les cas de décès de bébé ou de perte de fœtus) – Données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté selon les mémoires communiqués
La gestion des relations institutionnelles et des affaires européennes	– Données d’identification – Données relatives à la vie personnelle (situation familiale) – Données relatives à la vie professionnelle – Données relatives aux opinions politiques – Données relatives aux convictions religieuses ou philosophiques des personnalités politiques (ministres, conseillers ministériels, députés, sénateurs, collaborateurs parlementaires, élus de collectivités territoriales et représentants d’institutions de santé)
La gestion de la newsletter et des communications ordinales	– Données d’identification – Données relatives à la vie professionnelle – Données de localisation
La gestion des contacts	– Données d’identification – Données relatives à la vie personnelle (sujets d’intérêt) – Données relatives à la vie professionnelle (fonction occupée, entreprise)
La gestion de la revue Contact	– Données d’identification – Fonction professionnelle
La gestion de l’accueil	– Données d’identification – Données relatives à la vie professionnelle dans le cadre des candidatures
La gestion des élections	– Données d’identification – Données relatives à la vie professionnelle
La gestion de l’entraide ordinale	– Données d’identification – Données relatives à la vie personnelle (situation familiale) – Données relatives à la vie professionnelle – Informations d’ordre économique et financier (avis d’imposition, relevés des c
La gestion de l’entraide ordinale	– Données d’identification – Données relatives à la vie personnelle (situation familiale) – Données relatives à la vie professionnelle – Informations d’ordre économique et financier (avis d’imposition, relevés des caisses de retrait, ressources financières) – Données relatives à la santé (en fonction de l’objet de la demande) – Appréciation sur les difficultés sociales des personnes
La gestion du recouvrement de la cotisation ordinale	– Données d’identification – Données relatives à la vie professionnelle (activités, mode d’exercice) – Informations d’ordre économique et financier (chèques, avis d’imposition) – Données relatives à la santé (potentiellement des certificats médicaux de la sage-femme au titre des demandes d’exonération) – Appréciation des difficultés sociales de la personne
La gestion du contentieux de la cotisation	– Données d’identification – Informations d’ordre économique et financier (lors d’échanges avec les sages-femmes) – Données relatives à la santé (envoyées par les sages-femmes pour justifier du non-paiement) – Appréciation sur les difficultés sociales des personnes
La gestion des signalements dans le cadre de la procédure « Lanceur d’alerte »	– Données transmises par le lanceur d’alerte
La gestion des demandes d’inscription des sages-femmes diplômées UE	– Données d’identification – Données relatives à la vie professionnelle (diplômes, expériences, distinctions professionnelles) – Données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté (casier judiciaire B2)

D’autre part, vos données personnelles sont collectées via des cookies utilisés lors de votre navigation sur le Site conformément à l’article 7 de la présente Politique de confidentialité.

3- Comment sont utilisées vos données personnelles

Les informations recueillies sont réservées à l’usage exclusif du CNOSF.

Le CNOSF transmet également les données traitées à des sous-traitants qui agissent sur ses instructions et pour son compte uniquement.

FINALITÉ DU TRAITEMENT	CATÉGORIES DE DESTINATAIRES DES DONNÉES
La gestion des demandes relatives à l’exercice	Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF ainsi qu’aux conseils départementaux.
La gestion des contentieux et procédures administratives	Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF, aux conseils départementaux ainsi qu’aux autorités administratives ou judiciaires, conseillères d’Etat.
La gestion des déclarations et autorisations liées au dispositif de la loi anti-cadeaux	Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF ainsi qu’aux laboratoires.
La gestion des consultations juridiques	Les données sont accessibles au personnel du CNOSF ainsi qu’aux conseils départementaux, aux conseils interrégionaux et aux autorités administratives.
La gestion du contentieux	Les données sont accessibles aux services internes du CNOSF. Elles peuvent également être transmises à des tiers, en particulier aux élus du CDOSF concerné, aux avocats, aux juridictions administratives.
La gestion de l’onglet « procédures » dans le tableau	Les données sont accessibles aux personnes habilitées en interne du CNOSF (service juridique).
La gestion du tableau	Les données sont accessibles au service informatique du CNOSF ainsi qu’à des sous-traitants agissant pour son compte et sur ses instructions, en charge de la sécurité du système d’information et de l’envoi des SMS aux professionnels. Elles sont également transmises à des tiers, en particulier à l’Agence du numérique en santé, aux agences régionales de santé, aux établissements de santé, aux conseils départementaux et interrégionaux. Certaines données sont transférées à des autorités en dehors de l’Union européenne aux fins de reconnaissance du diplôme pour exercer à l’étranger.
La gestion de la pré-inscription des étudiants	Les données sont accessibles aux personnes habilitées en interne du CNOSF ainsi qu’aux conseils départementaux, ainsi qu’à des sous-traitants.
L’organisation interne des juridictions	Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF et aux magistrats composant la juridiction. Elles sont également transmises à des tiers, notamment aux conseils départementaux, aux autorités judiciaires, aux juridictions compétentes, aux avocats des parties, aux agences régionales de santé ainsi qu’au ministère de la Santé et au ministère du Travail.
La gestion des relations institutionnelles et des affaires européennes	Les données sont accessibles aux personnes habilitées internes du CNOSF. Elles sont également transmises à des tiers, notamment aux élus des conseils départementaux et interrégionaux, aux administrations politiques, à la Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique et Politique, à la Commission européenne, et aux représentants des parties prenantes du système de santé.
La gestion de la newsletter et des communications ordinales	Les données sont transmises à un sous-traitant agissant pour le compte et sur les instructions du CNOSF en charge de la gestion de la newsletter. Dans ce contexte, les données traitées par le sous-traitant sont transférées hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis.
La gestion des contacts	Aucun destinataire de données à ce traitement.
La gestion de la revue Contact	Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF. Elles sont également transmises à des sous-traitants agissant pour son compte et sur ses instructions.
La gestion de l’accueil	Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF. Elles sont également transmises à des tiers, notamment aux organismes officiels et aux conseils départementaux.
La gestion des élections	Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF. Elles sont également transmises à des tiers, notamment aux conseils départementaux, aux conseils interrégionaux, aux agences régionales de santé ainsi qu’au ministère de la Santé.
La gestion de l’entraide ordinale	Les données sont accessibles aux personnes habilitées en interne du CNOSF et aux élus.
La gestion du recouvrement de la cotisation ordinale	Les données sont accessibles aux personnes internes habilitées du CNOSF.
La gestion du contentieux de la cotisation	Les données sont accessibles aux élus du CNOSF et à son service juridique. Elles sont également transmises à des tiers, notamment aux élus du CDOSF concerné, aux avocats, aux juridictions administratives, aux conseillers d’État du CNOSF, ainsi qu’à des sous-traitants agissant pour son compte et sur ses instructions en charge de gérer le recouvrement des cotisations.
La gestion des signalements dans le cadre de la procédure « Lanceur d’alerte »	Les données sont accessibles uniquement aux membres de la commission lanceurs d’alerte et à l’autorité judiciaire le cas échéant.
La gestion des demandes d’inscription des sages-femmes diplômées UE	Les données sont accessibles aux personnes internes du CNOSF ainsi qu’aux élus référents et peuvent être transmises à l’IMI (en cas de doute sur l’authenticité d’un diplôme).

En tant que responsable de traitement, le CNOSF s’engage, lorsqu’il transfère des données personnelles hors de l’Union européenne, à mettre en place des garanties appropriées, conformément à la Réglementation applicable en matière de données personnelles, et en particulier à mettre en place les Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne en vigueur.

4- Respect de la sécurité et confidentialité de vos données

Conformément à la Réglementation applicable en matière de données personnelles, le CNOSF met en œuvre toutes les mesures techniques, physiques, et organisationnelles appropriées au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements, pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, notamment empêcher que celles-ci ne soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Le CNOSF s’engage à effectuer dans les meilleurs délais toutes les notifications nécessaires en cas de violation de vos données personnelles après en avoir pris connaissance conformément à l’article 33 du RGPD.

5- Respect des droits

Conformément à la Réglementation applicable en matière de données personnelles, les personnes concernées bénéficient d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de portabilité, d’effacement de celles-ci ou une limitation du traitement aux données personnelles le concernant en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@ordre-sages-femmes.fr et par courrier postal à l’adresse suivante : Ordre national des sages-femmes, 168 rue de Grenelle 75007 Paris.

Elles peuvent également, si elles l’estiment nécessaire, introduire une réclamation auprès de la Commission nationale Informatique et Libertés.

6- Durée de conservation

Les données sont conservées pendant les durées suivantes.

FINALITÉ DU TRAITEMENT	CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES
La gestion des demandes relatives à l’exercice	Les données liées à l’exercice professionnel des sages-femmes sont conservées pendant toute la durée de leur inscription au tableau. Les données des sages-femmes qui sont en exercice sont conservées en base active jusqu’au moment de leur décès, à l’exception des pièces justificatives transmises au service juridique et qui sont conservées le temps de leur vérification.
La gestion des contentieux et procédures administratives	Les données sont conservées tant que la sage-femme est en exercice afin de pouvoir vérifier, si nécessaire, l’antériorité de condamnations en cas de nouvelle procédure.
La gestion des déclarations et autorisations liées au dispositif de la loi anti-cadeaux	Les données sont conservées pendant 10 ans à compter de la date de dépôt de la convention stipulant l’offre d’avantages.
La gestion des consultations juridiques	Les données sont conservées pendant une durée de 5 ans à compter de la réponse apportée par le service juridique de l’Ordre.
La gestion du contentieux	Les données sont conservées jusqu’à épuisement des voies de recours et exécution de la décision.
La gestion de l’onglet « procédures » dans le tableau	Les données sont conservées tant que la sage-femme est en exercice.
La gestion du tableau	Les données des sages-femmes qui sont en exercice sont conservées jusqu’au moment de leur décès, à l’exception des pièces justificatives (contrats d’exercice professionnel, statuts de sociétés, diplômes complémentaires, déclarations de libres prestations de services, etc.) transmises au service juridique du CNOSF qui sont conservées pendant toute la période d’inscription de la sage-femme concernée au tableau de l’Ordre. Les données des sages-femmes qui font partie de la réserve sanitaire et qui ne sont plus en exercice sont conservées pendant une durée de 5 ans à compter de leur désinscription du tableau conformément à l’article D3132-1 du code de la santé publique. En tout état de cause les données sont conservées pendant 20 ans à compter de la fin de l’activité de la sage-femme.
La gestion de la pré-inscription des étudiants	Les données des étudiants sont conservées jusqu’au moment de leur inscription au Tableau. Si l’étudiant ne s’y inscrit pas, les données le concernant sont supprimées au bout de deux ans.
L’organisation interne des juridictions	Les minutes des décisions de la chambre nationale disciplinaire sont conservées sur support papier de façon illimitée. Les données personnelles des sages-femmes qui sont nécessaires à l’instruction, au suivi des dossiers et qui font l’objet de décisions rendues par la chambre disciplinaire nationale sont conservées jusqu’au moment où elles cessent d’exercer leur activité professionnelle. Les données personnelles des sages-femmes visées dans les décisions des juridictions de l’Ordre devenues irrévocables et pleinement exécutées sont conservées jusqu’au moment où elles cessent d’exercer leur activité professionnelle. Les données personnelles des sages-femmes sont réutilisées à des fins statistiques afin d’établir le rapport d’activité disciplinaire.
La gestion des relations institutionnelles et des affaires européennes	Les données informatiques des sages-femmes élues sont conservées pendant la durée de leur mandat, soit pendant 6 ans. Les données informatiques des sages-femmes diplômées UE/EEE sont conservées pendant toute la durée de leur inscription au tableau. Une fois la vérification effectuée, les pièces justificatives sont archivées en archives intermédiaires. Les données informatiques des personnalités politiques sont mises à jour tous les ans. De manière générale, les données papier sont conservées pendant une semaine.
La gestion de la newsletter et des communications ordinales	Les données des sages-femmes sont conservées le temps de leur inscription au tableau de l’Ordre. Les données des élus sont conservées pendant la durée de leur mandat. Les données des autres personnes inscrites à la newsletter sont conservées pendant 3 ans à compter du dernier contact émanant de la personne concernée.
La gestion des contacts	Les données des journalistes sont supprimées à compter du retrait du statut de journaliste de la personne concernée.
La gestion de la revue Contact	Les données des sages-femmes sont conservées le temps de leur inscription au tableau de l’Ordre. Les données des élus des conseils départementaux et interrégionaux de l’Ordre, ainsi que des parlementaires et institutionnels sont conservées pendant la durée respective de leur mandat.
La gestion de l’accueil	Les mails reçus par le service de l’accueil du CNOSF sont conservés pendant une durée de 3 ans, à l’issue de laquelle les mails sont supprimés.
La gestion des élections	Les données des élus sont conservées jusqu’à l’expiration de leur mandat, soit au terme d’une durée de 6 ans. Les données des candidats sont conservées jusqu’à l’expiration des délais de recours (11 jours) et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à ce que la décision juridictionnelle définitive et exécutée. En l’absence de recours, les données sont conservées pendant trois mois. Les résultats des élections sont publiés sur le site de l’Ordre, les données sont mises à jour tous les ans.
La gestion de l’entraide ordinale	A compter du rendu de la décision du CNOSF, les données sont conservées 5 ans en archivage intermédiaire.
La gestion du recouvrement de la cotisation ordinale	A compter du versement, les données sont conservées en archivage intermédiaire pendant une durée de 5 ans.
La gestion du contentieux de la cotisation	Les données sont conservées pendant une durée de 5 ans. Les données sensibles transmises par les sages-femmes sont supprimées immédiatement après analyse dans le cas où ces justificatifs ne sont pas pris en compte dans le cadre du recouvrement.
La gestion des signalements dans le cadre de la procédure « Lanceur d’alerte »	Les données sont conservées en base active jusqu’à la prise de décision définitive liée à l’alerte afin de permettre au CNOSF de procéder à son instruction et aux vérifications nécessaires. Le CNOSF conservera certaines données personnelles en archivage intermédiaire pendant une durée d’au minimum cinq ans (5) à compter de la clôture du dossier à des fins probatoires.
La gestion des demandes d’inscription des sages-femmes diplômées UE	Les données sont conservées pendant la période d’inscription de la sage-femme, une fois la vérification effectuée.

7- Mise à jour de la politique de confidentialité

Le CNOSF est susceptible de modifier la présente Politique de confidentialité notamment afin de prendre en compte l’évolution de la Règlementation applicable en matière de données personnelles ainsi que de toute autre règlementation. Le CNOSF informera les personnes concernées au moins 30 jours avant de modifier la présente Politique de confidentialité.

Elles bénéficient de ce délai pour formuler, le cas échéant, des observations sur la nouvelle politique de confidentialité. En l’absence de contestation de leur part durant ce délai, la politique de confidentialité sera réputée acceptée.